Slik bokfører du aksjonær/ansattes utlegg for ditt ENK eller AS

Dersom du driver ditt eget foretak så har du mulighet til å ta utlegg i stedet for å alltid passe på at du benytter firmakort eller faktura. Det kan også være greit dersom man omklassifiserer kostnader og senere oppdager at de er fradragsberettiget gjennom bedriften. 

Det er viktig å ha kontroll på bilag. Det er faktisk den viktigste jobben uansett om du er regnskapsfører selv eller setter ut regnskapet til andre. Jeg pleier å si at hovedjobben er å ta vare på bilagene. Deretter skal de identifiseres, vurderes og kategoriseres.

Rekkefølgen av gjennomgangen og hvor ofte?

Jeg pleier å starte med dette i utgangen av hver måned for å se at alle bilag er kommet med. Jeg avstemmer rett og slett den private bankkontoen. Jeg tar ut en liste på alle transaksjoner og så identifiserer jeg transaksjoner som er knyttet til bedriften jeg skal bokføre for. 

Jeg skriver inn en rad for hver transaksjon i excel som jeg har identifisert at passer. Jeg får med måned, år, leverandør, kategori (som jeg selv vurderer), merknad og beløp. Jeg tar også med valuta og vekslingskurs der det er nødvendig. For å forsøke selv, last ned excel dokumentet som er vedlagt. 

Hva gir skattemessig fradrag?

Hva er skattemessig fradrag på? Hva er mva-fradrag for? Hvilke kostnader kan ikke dekkes av bedriften? Det skattemessige fradraget er en vurdering du selv må gjøre eventuelt regnskapsfører dersom du ikke har mulighet til å vurdere dette selv. Du kan også benytte Skatteveilederen.no til vurdering av fradrag. Send oss en melding på chat. 

Etter du har tatt stilling til kategori, periode og fradragsrett

Når du har tatt stilling til dette så anbefaler jeg å legge inn transaksjonene i excel for å gjøre vurderingen av de for deretter å bokføre de når du har funnet frem bilagene. Jeg deler inn bilagene i mapper for hver måned. Jan 2024 i en mappe og feb 2024 i en annen. Når du har bokført disse, pass på at de kommer på riktig periode. Pass på at mva kode stemmer. Pass på at beløp og valuta stemmer. Når det er regnskapsført ta gjerne en sjekk i hovedbok og se at du får de oppdateringer du forventer. Det kan også være lurt å flytte bilagene til en egen subfolder som kalles bokført. Da slipper du å risikere at du feilaktig bokfører de dobbelt eller kommer i tvil om de er bokført eller ikke. 

Hva skjer videre etter bokføring

Denne gangen skulle jeg bokføre alle utlegg jeg har hatt privat som jeg har krav på å få dekket tilbake fra min bedrift. Denne overføringen skal bokføres men det er ikke skatteplikt på slike. Dette er kostnader bedriften skulle ha betalt på sin hånd men som ble betalt av meg som ansatt. Jeg foretar en kontroll før jeg bokfører om at det er fradragsrett og at vi er på riktig periode. Etter bokføring er gjort sjekker jeg hovedbok og ser at postene er økt / redusert som forventet. Denne gangen forventer jeg at gjeld til aksjonær (undertegnede) er økt samtidig som kostnadene har økt. Jeg benytter konto 2251 gjeld til aksjonær Agnor Pettersen for mine utlegg. 

Selve utbetalingen til ansatt / aksjonær som hadde utlegget

Selve utbetalingen gjøres ved en bankoverføring. Dersom hele gjelden skal betales så er det følgende postering

Debet 2251: Beløp 4.500 kr (gjeld reduseres)

Kredit 1920: Beløp 4.500 kr (bankkonto reduseres)

Hjelp med skatt, regnskap, strategi

For hjelp med skatt, økonomi eller rådgivning for ditt ENK eller AS gå inn på skatteveilederen.no og send oss en chat.

Agnor Pettersen og Eileen Norvang jobber sammen med denne kompetanseplattformen for økonomi og skat. 

Agnor Pettersen er økonom og spesialisert på skatt og er rådgiver for kunder med ENK og små AS.. Eileen Norvang er statsautorisert revisor og gjør kvalitetskontroll av rådgivning og informasjon på nettstedet.