Rutiner for periodeavslutning og bokføring av Stripe transaksjoner

Hvordan bokføre Stripe / Paypal / VIPPS transaksjoner?

Hva står for tur nå for alle som driver forretning? Jo, årsoppgjør, mva-oppgjør (40 dager etter termin er ferdig), varetelling og det som er.

Rutiner for periodeavslutning

Her kommer noen tips til hva jeg gjør i en tjenesteytende (konsulent) bedrift. Alle har hver sine rutiner men jeg følger disse da disse blir relevant for min bedrift og mine betalingsrutiner og posteringer så kan de som er ny på regnskap eller vil lære litt også følge:

1. Logg inn på transactions på Stripe / PayPal / Vipps og se hvilke innbetalinger som har kommet inn (identifiser disse) og se til at du har utstedt salgsdokument (faktura)
2. Bokføringsrutinen for tjenester betalt med betalingstjenester blir altså tredelt og må gå gjennom kundereskontro for å være sporbart. Uten dette er det krav til et kassesystem. 
3. Identifisere innbetalinger fra kunder til Stripe og se at de er bokført (Kilde: Stripe transactions)
4. Identifisere innbetalinger fra Stripe til bankkonto og se at de er bokført (Kilde: Bankutskrift)
5. Bankgebyr fra stripe føres D BANKGEBYR (Kostnad)  / K STRIPE KONTO (Eiendel)
6. Kontroller at alle poster på privat bankkonto / mastercard har bilag og merk det i excel arket for transaksjoner privatkort utlegg
7. Kontroller alle poster på bankkonto folio at de har bilag (ellers må det bokføres som privatuttak, eventuelt sjekk opp med sekundærbilag) og merk som klar til bokføring i eget excel ark for bank bedrift
8. Bokfør transaksjoner fra privatkort utlegg liste og bank bedrift liste
9. Kontroller at MVA konto stemmer med forventet (omsetning i desember ca nnn kr eks mva)
10. Gjør avsetning av MVA beløp til fysisk sparekonto for MVA

Bokføring av Stripe transaksjoner

D Kundefordring (1500) / K Salgsinntekt avgiftspliktig (3100)

Dette er den første bokføringen. Viser at du har solgt / fakturert salg til kunde mot avgiftspliktig salg og har motpost på kundefordring (kunde skylder deg penger)

Deretter kommer kontering for innbetaling fra kunde

D Stripe (1940) / K Kundefordring (1500) 

Denne bokføringen reduserer kundefordringen men øker beholdningen på Stripe kontoen. Stripe kontoen behandles som en av dine bankkontoer da du har eierskap på midlene. Dette er i henhold til bokføringsforskriften. 

D Bankkonto (1920) / K Stripe (1940)

Denne siste transaksjonen flytter pengene fra Stripe konto til din bankkonto for bedriften og nå er hele transaksjonskjeden fullført i henhold til bokføringsforskriften. Det er pålagt å vise hvor midlene stammer fra når de kommer inn til Stripe men ikke for den spesifikke konteringen fra Stripe til bankkonto. Midlenes opprinnelse er stadfestet gjennom kundereskontro (1500) og dermed overholdes lovverket. Dette løser også problemet med at Stripe og tilsvarende leverandører utfører samleoverføringer som kan inneholde en eller flere innbetalinger fra kunde. 

D Bankgebyr (7770) / K Stripe (1940) 

Denne ekstra bokføringen er for å korrigere Stripe kontoen for gebyr som Stripe tar (normalt rundt 2%). Stripe overfører ikke alle pengene, men holder tilbake sitt gebyr. Summen av gebyr og overføring mot bankkonto vil tilsvare det som har kommet inn på Stripe konto over tid. 

For de som kanskje har lurt på dette. Stripe betalinger skal behandles som om de er kommet inn på konto i ditt eie (eiendel, 1000 serie) når betalingen er foretatt til Stripe. Dette løser en del problemer. Du eier pengene selv om du ikke disponerer de helt enda. Når de kommer over fra stripe er du ikke lengre pålagt å stadfeste hvilke av kunders penger som er kommet inn til konto og kan føre K Stripe / D 1920 når pengene kommer inn. Det vil være samme prinsipp som om du blander pengene på andre avsetningskontoer internt i samme bank (1926, 1927 etc). 

Det finnes litt variasjoner på hva folk foretrekker - noe er påkrevd, annet ikke

Her er det litt ulikt hva folk foretrekker. Noen avsetter fysisk beløp til MVA men man trenger ikke. Det eneste man trenger er å avsette fysisk beløp (egen bankkonto) til skattetrekk. Dette gjelder ikke min bedrift da jeg ikke har tatt ut lønn enda (kun tilbakebetalt utlegg, og det er jo tross alt egentlig mine penger, selv om jeg kan late som det er en lønn og bli veldig glad for å få tilbake mine egne penger). 

At MVA stemmer skjer automatisk dersom alle kjøp inn til bedriften er registrert med korrekt MVA kode, sjekk alltid dobbelt for hvert bilag. Det samme må naturligvis skje med utgående MVA, altså MVA som bedriften har krevd inn på vegne av staten. Sjekk at det er MVA på faktura og at det er kontert riktig i regnskap. Salgsinntekt 2.000 kr eks MVA og 25% MVA så får du 500 kr i økning på MVA-konto i regnskapet.

Dobbel kontroll - mye brukt innen regnskap

Jeg pleier alltid å gjøre en kontroll før og etter bilag for å se at saldo balansene endres som forventet. Dette er ikke pålagt eller noe andre nødvendigvis gjør, men det blir en dobbelt kontroll som er fin, for da oppdager du vanligvis feilkonteringer øyeblikkelig og kan lage en korrekt reversering der og da uten å lete. 

Hva skjer dersom man har varelager?

Da er det straks litt flere oppgaver. Da må du foreta varetelling (kan gjøres en gang pr år dersom du har et betryggende lagersaldo system men i praksis skjer dette nær 31.12.). Varetelling er en dokumentasjon av balansen og rent skattemessig så skal du regnskapsføre varelager som anskaffelseskost og regnskapsmessig så skal du føre varelageret som laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Dette fordi du ikke får skattefradrag (skatteeffekten) før varen faktisk er solgt eller forkastet (ukurante varer, ødelagte og så videre). Dette fremgår i lovverket (bokføringsforskriften).